Privacyverklaring: zo gaan wij om met uw gegevens

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Auto Export Verzekering, gevestigd aan de Oude Boekeloseweg 33, 7553 DS Hengelo (Overijssel) en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 95291202, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u via deze website, WhatsApp, e-mail, telefoon of op ons kantoor met ons deelt. U bereikt ons voor vragen over privacy via info@autoexportverzekering.nl of via +31 6 38199986.

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te beoordelen, de exportverzekering af te sluiten, de witte exportplaten te leveren en de betaling af te handelen:

• Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, en bij zakelijke klanten de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer.
• Het kenteken en de voertuiggegevens van het te exporteren voertuig, zoals voertuigtype, bouwjaar en leeggewicht. Gaat het om een lichte aanhanger of caravan zonder eigen kenteken, dan ook het chassisnummer, het merk en het model/type, en het kenteken en het land van inschrijving van het trekkende voertuig, ook als dat een buitenlands kenteken is.
• Het bestemmingsland, de gewenste startdatum en uw keuze voor ophalen of bezorgen.
• Legitimatiegegevens van de verzekeringnemer, voor zover de verzekeraar die nodig heeft om de polis op te maken. Laat u bij ons een RDW-exportmelding doen, op kantoor of op afstand, dan verwerken wij ook uw legitimatiegegevens en de gegevens van de kentekencard, zoals de tenaamstellingscode; bij een melding op afstand ontvangen wij die als foto of kopie via e-mail of WhatsApp.
• Het bezorgadres en telefoonnummer van de ontvanger als de platen per DHL Express worden verzonden.
• Betaalgegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken en een factuur op te stellen.
• De inhoud van onze correspondentie via WhatsApp, e-mail en het contactformulier.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om een prijsopgave te doen, de exportverzekering bij een verzekeraar af te sluiten, de groene kaart en de witte exportplaten aan u te leveren, op uw verzoek de RDW-exportmelding te doen, uw betaling te verwerken, een factuur op te stellen en vragen te beantwoorden. De verwerking is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst met u en voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals de bewaarplicht voor onze administratie. Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketing en verkopen ze nooit aan derden.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:

• Verzekeraars: om de exportverzekering op te maken en de groene kaart af te geven, ontvangt de verzekeraar de gegevens van de verzekeringnemer en van het voertuig.
• DHL: bij verzending van de platen ontvangt DHL de naam, het adres en het telefoonnummer van de ontvanger voor de bezorging en de track & trace.
• Onze e-mailprovider en IT-dienstverleners: voor het versturen en opslaan van e-mails, de groene kaart als PDF en de administratie.
• RDW: doen wij de RDW-exportmelding voor u, op kantoor of op afstand, dan geven wij de daarvoor benodigde persoons- en voertuiggegevens door aan de RDW, ter uitvoering van de overeenkomst met u.
• Andere overheidsinstanties: alleen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de EU

Worden gegevens buiten de EU verwerkt, bijvoorbeeld door een IT-dienstverlener, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft. Gebruikt u WhatsApp om met ons te communiceren, dan gelden daarnaast de privacyvoorwaarden van WhatsApp voor het transport van uw berichten; wij raden aan geen gevoeliger gegevens te sturen dan voor de aanvraag nodig zijn.

Bewaartermijn, beveiliging en cookies

Wij bewaren uw gegevens zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna zolang de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht voor facturen en administratie. Gegevens uit een aanvraag die niet tot een verzekering leidt, bewaren wij niet langer dan nodig is om uw vraag af te handelen. Daarna verwijderen wij ze.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Documenten die u ons stuurt, zoals een kopie van uw legitimatiebewijs of kentekencard, gebruiken wij alleen voor de aanvraag waarvoor u ze heeft gestuurd. Deze website gebruikt geen trackingcookies en geen advertentiecookies.

Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, voor zover de wettelijke bewaarplicht dat toelaat. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om beperking ervan, en kunt u de gegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gangbaar bestandsformaat ontvangen. Stuur uw verzoek naar info@autoexportverzekering.nl; wij kunnen u vragen zich te identificeren voordat wij het verzoek uitvoeren. Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigen wij deze privacyverklaring, dan plaatsen wij de nieuwe versie op deze pagina. Heeft u vragen, neem dan contact met ons op via de contactpagina.

Online aanvragen

Gegevens uit het online formulier worden server-side via Discord aan ons doorgestuurd: uw naam, adres, contactgegevens, kenteken, chassisnummer, merk en type, gewenste verzekeringsperiode en eventuele bezorggegevens. Voor afhandeling en beveiliging sturen wij ook het door de server waargenomen IP-adres, de user-agent, het daaruit afgeleide apparaattype, de browsertaal en de verwijzende pagina mee. Van verwijzende URL’s verwijderen wij queryparameters en fragmenten. Browserinformatie kan ontbreken of onjuist zijn; wij gebruiken die niet als identiteitsbewijs of voor tracking. Bij een RDW-opvraag sturen wij uitsluitend het kenteken naar RDW Open Data; het chassisnummer en de eigenaar zijn daar niet openbaar. Upload geen documenten via het formulier. Wij gebruiken deze gegevens voor uw aanvraag en beveiliging, niet voor marketing. Beperk toegang tot aanvraagberichten tot bevoegde medewerkers; ook voor Discord gelden de hierboven beschreven bewaartermijnen en uw rechten.